Afstudeeronderzoek omtrent privacy policies zorgt voor helpende hand mkb’ers
In een tijd waarin de bescherming van persoonsgegevens niet alleen een prioriteit, maar ook een wettelijke verplichting is geworden, staan veel kleine en middelgrote ondernemingen voor een uitdagende taak. Zij moeten een privacy policy in overeenstemming brengen met, voor veel ondernemers, complexe regelgeving. Manon Moes, een hbo-Rechten student heeft zich voor haar afstudeeropdracht verdiept in dit vraagstuk. Wij zijn in gesprek gegaan met Manon Moes over haar afstudeeronderzoek binnen het project Cybersecurity Noord-Nederland en de helpende hand die het kan bieden voor het mkb.
Privacy verklaringen
Een privacyverklaring, ook wel privacy policy of privacy statement genoemd, is een document waarin een organisatie uitlegt hoe zij omgaat met de persoonsgegevens die zij verzamelt van klanten, gebruikers, werknemers of andere personen. Dit document is bedoeld om transparantie te bieden over het verzamelen, gebruiken, bewaren en beschermen van de persoonlijke informatie. Het dient duidelijk en begrijpelijk te zijn voor de mensen van wie de gegevens worden verzameld, zodat zij begrijpen wat er met hun gegevens gebeurt en welke rechten zij hebben ten aanzien van die gegevens. Het schrijven van een dusdanige privacyverklaring is niet voor elke mkb’er en ondernemer even gemakkelijk en gaat in de praktijk helaas vaak fout.
Manon heeft om deze reden onderzoek gedaan naar privacy policies. Het onderzoek werpt licht op de vaak ondoorgrondelijke wereld van privacy policies en biedt een praktische oplossing om transparanter te kunnen zijn over het gebruik van de persoonsgegevens in de vorm van een checklist. Deze checklist is speciaal ontworpen om mkb'ers te helpen bij het opstellen van een duidelijk, begrijpelijk en vooral transparante privacyverklaring.
‘’Voor mijn afstudeeronderzoek heb ik onderzoek gedaan naar privacy policies. In eerste instantie zou ik proberen om een voorbeeld te maken voor een gestandaardiseerde privacy policy voor mkb’ers in Noord-Nederland. Na onderzoek in de praktijk bij verschillende experts op het gebied van privacy voorwaarden kwam ik tot de conclusie dat dit voor de praktijk te breed zou zijn.
Om die reden ben ik samen met mijn opdrachtgever, Trix Mulder (Lector Juridische Aspecten van Ondernemerschap), gaan kijken waar dan de prioriteit zou moeten komen te liggen. Mede door de praktijkinterviews kwamen we op een onderwerp, namelijk: transparantie bij het verwerken en eventueel doorgeven van persoonsgegevens aan
derden. Het beroepsproduct wat uit mijn afstudeeronderzoek is gekomen biedt een helpende hand om het voor mkb’ers makkelijker te maken om dat gedeelte van hun privacy policy in lijn met de AVG op te stellen.”
“Het hoeft niet zo moeilijk te zijn”
Uit het onderzoek zijn verschillende conclusies gekomen. Manon stelt na afloop van het onderzoek dat het niet altijd zo moeilijk hoeft te zijn voor organisaties om transparant te zijn over welke gegevens worden verwerkt en eventueel worden gedeeld met andere partijen.
“De wet- en regelgeving is duidelijk. De eisen staan opgesteld in een artikel en de grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens ook. Het hoeft geen document te zijn dat uren duurt om te lezen en door middel van deze checklist kan er gemakkelijk een begin mee worden gemaakt.’’
De checklist is bedoeld om MKB’ers en ondernemers die hun privacy policy transparant en conform de wet willen schrijven een helpende hand bieden.
“Transparantie is niet zo moeilijk als dat het soms lijkt. Mijn beroepsproduct is de bouwsteen die bedrijven op een kort en bondige manier laat zien dat het niet moeilijk hoeft te zijn om transparant te zijn over de persoonsgegevens die zij verwerken. Dankzij de checklist kunnen zij gemakkelijk een goede start maken met de informatie die ze zouden moeten opnemen in hun privacy policy.”.
Wil jij de checklist bekijken of gebruiken? Download hem dan via deze link: https://research.hanze.nl/nl/publications/transparantie-makkelijk-zeker-weten
Cyber Security Noord-Nederland wordt mede mogelijk gemaakt door een bijdrage van de provincie #Groningen vanuit de RSP-middelen.